Zpracování mezd
Autor: Ludmila Novická
Vedení účetnictví a daňové evidence, Nový Jičín Ludmila Novická příjmá v podstatě všechny typy klientů - právnické i fyzické osoby, neziskové…
Zpracováváte si mzdovou agendu vaší firmy sami? Pokud ano, jistě Vám tato činnost zabere nemálo času, který byste mohli naplno věnovat svému businessu. Interpretace některých změn, kterých daňové řády, a to nejen u Nás doma, doznávají je leckdy natolik složitá, že i zkušení účetní nad tím stráví nějakou tu chvilku. Přemýšleli jste nad tím, jaké by to bylo, kdybyste nemuseli sedět hodiny s hlavou zapřenou o ruce a očima upřenýma na zpracování mzdy pro svého či své zaměstnance?
Věřím, že jsou situace, kdy vedení vlastního účetnictví a s tím spojené zpracování mezd je pro Vás výhodnější, takových případů však neznám tolik, a nejedná-li se o výjimky, přenechejte tuto problematiku odborníkovi. Pokud se k tomuto kroku rozhodnete, měli byste pečlivě vážit, komu poskytnete relativně tajné informace. Jejich zveřejnění by mohlo poškodit nejen Vaše zaměstnance, ale i Vás a jméno vaší firmy. Zpracování mezd některé firmy řeší outsourcingem a to hned z několika důvodů. Prvním a jistě dostatečně relevantním důvodem je skutečnost, že plat jednoho zaměstnance, jež je známý druhým, může posloužit jako vcelku slušná rozbuška v interních vztazích společnosti. Mzda se pak stane předmětem zbytečných myšlenek, které brzdí práci Vašich zaměstnanců, na tomto základě pak vznikají zbytečné rozbroje, a výsledek? Zaměstnanci si začnou postupně mezi sebou porovnávat výplaty, hledat, zdali se někdo nedopustil chyb při zpracování mezd, kdo dělá více práce, proč je někdo ohodnocen za stejnou práci lépe apod.
Jak vidíte-zbytečná konfliktní situace. Jednoduché řešení, které je firmami čím dál tím oblíbenější, je přenesení zpracování mezd resp. mzdové agendy, popř. některých méně strategických struktur účetnictví, na externí mzdovou účetní. Její výhodou je, že nezná interní vztahy, nezná jednotlivé zaměstnance a není s nimi v kontaktu. Tím vším se zvyšuje pravděpodobnost, že nedojde k úniku tak osobních informací, jako je výše mzdy.
Externí mzdové účetní a účetní firmy dnes bez problémů spolupracují se společnostmi vzdáleně. Není potřeba, aby si účetní jezdila pro podklady, ty jsou zasílány v zašifrované elektronické podobě. Další výhodou je skutečnost, že externí zpracování mezd neznamená, že byste platili celý plat tak, jako byste měli svou vlastní účetní. Výhodou je, že ani neodvádíte odvody, neboť takovéto firma pracují většinou jako podnikatelé a tato povinnost přechází na ně.
Pokud si již chcete svoji účetní zaměstnat, najmout ji na více činností, buďte obezřetní. Smluvně by měla být "neprůstřelně" ošetřena mlčenlivost, ať už v rámci firmy, tak i mimo ni. Na zpracování mzdy, pokud nepřichází změny, není až tolik nejasností, lze najít pár velice specifických situací, které je nutno řešit prvně. Výhodou je, že, když takovýto problém ve zpracování mezd jednou vyřešíte, najdete si algoritmus, kterým postupovat, další zpracování takové i relativně nespecifické situace bude už maximálně a jen podruhé, a to je na tom to positivní.
Pokud jste mzdová účetní, nebo si zpracováváte mzdu svého či svých zaměstnanců sami, zapamatujte si, že pokud nevíte, jak nějaký problém řešit, zapamatujte si: "existují finanční úřady a ministerstvo financí, kde Vám sice ne vždy ochotně, ale většinou velice fundovaně poradí nejen v problematice zpracování mezd ale i ve všem ostatním. Platíte daně, odvody, živíte politiky, úřady a různé instituce, tak se nebojte říci si o radu." Ten, kdo Vám přikazuje, jak a co máte dělat, Vám i musí umět poradit!
